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Tipos de facturas electrónicas
Desde el punto de vista legal una factura electrónica tiene los mismos efectos que una impresa en papel. En ambos casos se trata de un documento en el que se especifica la naturaleza de los servicios prestados o bienes ofrecidos y la cuantía a la que asciende dicha prestación. 

En este sentido podría afirmarse que las facturas electrónicas son la versión digital de la tradicional factura impresa, pero hay mucho más. Estos archivos digitalizados se pueden integrar en el software gestión de su empresa para almacenar datos de manera más segura, intercambiarlos rápidamente con otros departamentos y tener un mayor control de la contabilidad de su negocio. 


Ventajas de las facturas electrónicas


  • Reducción de costes: no tendrá que imprimir documentos ni remitirlos por correo postal porque todo está digitalizado.
  • Mayor seguridad: la firma electrónica certifica la autenticidad de la factura y de su contenido.
  • Rapidez: se acelera la tramitación del cobro, la gestión y el almacenamiento de la documentación contable de la empresa.
  • Eficacia: se reducen los errores de carácter humano, promueve la modernización de los sistemas de gestión empresariales y es mucho más efectiva en la lucha contra el fraude.

El formato de la factura electrónica


Antes de expedir una factura de estas características necesita saber qué tipo de documento desea emitir y, sobre todo, cómo piensa gestionarlo después. En base a esto se suele hablar de dos tipos de facturas electrónicas:


Factura sin formato estructurado: 

Básicamente se trata de una digitalización de la factura física. Es decir, una imagen escaneada del documento impreso. Esto dificulta en gran medida el tratamiento de su contenido ya que verdaderamente no existen campos de datos sino que se trata de un documento plano en el que por lo general la información es extraída de manera manual. Existen programas automatizados basados en el reconocimiento óptico de caracteres pero tienen un precio bastante elevado para las prestaciones que ofrecen.

Factura con formato estructurado: 

Son aquellas facturas que están basadas en los lenguajes que la mayoría de los sistemas informáticos de facturación son capaces de interpretar (por ejemplo, el XML). De esta manera la gestión de datos se simplifica y con ello se acelera el proceso entre la emisión de la factura y el cobro de su importe. Cuando el emisor del documento y el receptor disponen del software gestión necesario para trabajar con este tipo de información resulta mucho más sencillo y seguro mantener la contabilidad de un negocio.

    21/06/2016 (leer mas)
    Tips para elegir el software ERP de tu empresa

    Un sistema ERP puede convertirse fácilmente en una solución eficaz para aquellas pymes que desean integrar su software contable y otras aplicaciones de organización virtual en un mismo paquete informático, por lo que conviene tener presentes algunos consejos antes de lanzarse a la selección y compra de uno de estos paquetes de aplicaciones.





    Algunos consejos para elegir un ERP

    El primer consejo puede parecer uno de los más evidentes, pero de él depende la satisfacción con la elección del sistema ERP.
    Antes de lanzarse a por uno de estos paquetes debe realizarse un análisis exhaustivo del tipo de negocio en el que se va a aplicar y de las necesidades imperantes que los programas deberán satisfacer.
    Un sistema inadecuado ofrecerá más problemas de implementación y productividad que ventajas en un entorno laboral, por lo que la fase de análisis debe ser llevada a cabo con extremo cuidado.

    Tampoco debe olvidarse sobre la necesidad de elegir paquetes que sean flexibles y abiertos. En épocas anteriores se ofrecían programas de este tipo que no permitían una adaptación adecuada, algo que no debe permitirse en la actualidad si se quiere preparar a las pymes para trabajar integrando recursos de redes sociales, gestión en la nube y otros muchos desarrollos.

    Se debe huir en la medida de lo posible de personalizaciones excesivas. Si el software contable de una empresa se realiza de una forma demasiado específica, las actualizaciones del mismo serán trabajosas y bastante lentas, algo que se unirá a la imposibilidad de adaptarlo a nuevos entornos de trabajo.

    La interfaz de los programas debe ser accesible y muy intuitiva. Desde los niveles superiores de una compañía debe tenerse en cuenta la experiencia variable que los trabajadores pueden tener con este tipo de sistemas, por lo que es conveniente hacerlo lo más sencillo posible para no dificultar el trabajo de la empresa.

    El último consejo, y uno de los más importantes, es elegir siempre un sistema ERP que sea capaz de integrar el 100% de las tareas que se llevan a cabo dentro de un entorno laboral. Hacer lo contrario significaría dejar cabos sueltos que, a la larga, lastrarían el funcionamiento del software elegido y de la misma empresa que lo usa usando para incrementar su productividad.
    01/06/2016 (leer mas)
    ¿Cómo hacer un presupuesto para ventanas de aluminio?
    Una buena gestión de las operaciones de producción y distribución de tu empresa te va a permitir optimizar tu tiempo y tus recursos, ahorrar en costes y minimizar los riesgos más comunes de tu negocio.
    En Gaia ofrecemos soluciones de gestión y otras herramientas de utilidad para pymes orientadas al sector de la carpintería metálica, las persianas, los productos de protección solar y las ventanas de aluminio.




    Toda la gestión de tu empresa en un único programa



    Con las herramientas y aplicaciones de Gaia la gestión de tu negocio se simplifica. Ponemos a tu disposición un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ajusta a las características de tu proyecto para dar cobertura a todos esos aspectos de la organización que pueden hacer que tus relaciones administrativas con clientes y proveedores mejoren notablemente.

    Trabajamos en el desarrollo de programas flexibles que se pueden personalizar y que suponen una solución sencilla, fiable y eficaz para la administración de la actividad de tu negocio.


    Ventajas de nuestro sistema erp para pymes



    Es posible que como empresario ya estés familiarizado con algunos de estos programas de gestión, pero el sistema erp que te proponemos en Gaia tiene unas características específicas que lo convierten en una interesante opción de software:


    1. Ventas


    Los pedidos, albaranes, facturas, precios, ofertas y presupuestos quedarán registrados en el programa para que mantengas un mayor control sobre el stock y la información esté sincronizada en todos los departamentos.


    2. Producción


    Obtendrás información en tiempo real de las tareas de producción que se están desarrollando tales como el corte, la certificación y el etiquetado de productos.


    3. Almacén


    Movimientos del almacén, stock y salida de productos. Todo bajo control en tu PDA.


    4. Reparto y logística


    Organización de zonas y rutas para optimizar el envío de materiales.


    5. Cobros, pagos y tarifas


    Una caja integrada de cobros y pagos con la que podrás emitir informes y estar siempre al corriente de la contabilidad.



    6. Definición de productos


    Clasificación de todos los productos de tu stock y sus especificaciones: color, tamaño, acabado, peso, embalaje...


    7. Factura electrónica


    Posibilidad de emitir facturas y enviarlas por email firmadas mediante certificado digital.


    Tu presupuesto para ventanas de aluminio en unos minutos




    Teniendo bajo control todos estos datos, realizar un presupuesto de este tipo es una tarea sencilla que apenas te llevará unos minutos. Basta con entrar en programa de gestión e ir seleccionando las características específicas de la ventana sobre la que se está realizando la consulta.

    En la definición de productos encontrarás toda la información referente a las especificaciones de una ventana de aluminio, y tendrás la opción de realizar las modificaciones pertinentes para adaptarte a la naturaleza del encargo y entregar al cliente un presupuesto detallado de manera prácticamente inmediata. 

    09/05/2016 (leer mas)
    Factores a tener cuenta al contratar un ERP
    A la hora de elegir un sistema ERP debemos tener en cuenta distintos factores para no equivocarnos. A continuación te explicamos todo lo que necesitas saber.


    1. La funcionalidad.

    El ERP que contrates ha de resolver la mayor cantidad de necesidades posible que tenga tu empresa, es decir, de contabilidad analítica y presupuestaria, de control de los proveedores y del almacén, de facturación, etc.

    2. Posibilidades de futuro.


    Siempre debes contemplar el futuro al contratar un ERP ya que cambiar de sistema puede resultar traumático debido a los costes que supone formar a los empleados y adaptar los procesos.

    3. Experiencia.


    La empresa elegida debe tener experiencia en el sector y poder demostrar resultados en otras compañías similares a la tuya. Piensa, en este sentido, que el precio no lo es todo.

    4. Tiempo de implantación.


    Decántate por la opción más rápida siempre y cuando te ofrezcan garantías.


    Ventajas de contratar un ERP

    1. Eficiencia.


    Un ERP ofrece la posibilidad de unificar, en un solo sistema, todas las operaciones de las pymes. Por lo tanto, la realización de las tareas administrativas y contables es mucho más rápida y ágil.


    2. Rentabilidad.


    Está demostrado que cuando una empresa ejecuta sus procesos de forma eficiente, la rentabilidad aumenta ya que los empleados pueden volcar sus esfuerzos en lo realmente importante: obtener beneficios.


    3. Mayor capacidad operativa.


    En la misma línea que lo anterior. El tiempo que ahorra un sistema ERP puede ser usado para captar nuevos clientes o fabricar más productos, por ejemplo.


    4. Mayor competitividad.


    Al ahorrar en costes a largo plazo, las pymes pueden ofrecer productos a precios mucho más competitivos.

    Puntos fuertes de un ERP


    1. Simplifica los desafíos.


    La correcta implantación de un sistema ERP repercute en una mayor eficiencia y, consecuentemente, en que los retos planteados a tu empresa sean mucho más sencillos de superar.

    2. Futuro.


    Toda mediana o gran empresa, antes o después, necesita un ERP debido a la complejidad de los procesos que ha de llevar cabo.

    Inconvenientes de un ERP



    1. Fuerte inversión inicial.


    Los sistemas ERP pueden resultar francamente costosos en un principio y necesitar de un tiempo para ser amortizados.

    2. Difícil implantación.


    Si tu empresa no está preparada, es posible que tengas que realizar profundos cambios en los procesos necesarios.

    3. Complejidad.


    A pesar de que se ha mejorado mucho en los últimos años en este sentido, manejar un software ERP requiere de formación y constancia.
    13/04/2016 (leer mas)
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